Γιατί ανάλυση επιχειρησιακών διεργασιών;
Η ανάλυση επιχειρησιακών διεργασιών χρειάζεται για να αποκαλύψει εάν το σύνολο δραστηριοτήτων μέσα σε μια επιχείρηση επιτυγχάνουν έναν συγκεκριμένο οργανωτικό στόχο. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες θα πρέπει να έχουν σκόπιμους στόχους, να είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι και να παράγουν συνεπή αποτελέσματα.
Η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (ΔΕΔ) είναι μια συστηματική προσέγγιση για τη βελτίωση αυτών των διαδικασιών, η οποία βοηθά της επιχειρήσεις να επιτύχουν τους επιχειρηματικούς τους στόχους. Εάν μια επιχείρηση δεν είναι σε θέση να εκτελέσει ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες εσωτερικά λόγω περιορισμών κόστους ή πόρων, η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει την εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών. Πολλές επιχειρήσεις αναθέτουν συγκεκριμένες επιχειρηματικές εργασίες — όπως μισθοδοσία, ανθρώπινο δυναμικό (HR) ή λογιστική — σε τρίτο πάροχο υπηρεσιών.
Για τη μέτρηση της επιτυχίας μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, οι οργανισμοί παρακολουθούν την ολοκλήρωση διαφορετικών βημάτων εντός της διαδικασίας — π.χ. σημεία αναφοράς — ή αξιολογούν την ποιότητα του καταληκτικού σημείου της διαδικασίας. Όταν ένας οργανισμός προσδιορίζει ότι μια επιχειρηματική διαδικασία δεν επιτυγχάνει τους επιθυμητούς στόχους ή αποτελέσματα, υπάρχουν πολλές στρατηγικές που μπορεί να χρησιμοποιήσει για βελτιώσεις. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να επιλέξει να επικεντρωθεί στην ορατότητα της επιχειρηματικής διαδικασίας για να εντοπίσει ζητήματα στην απόδοση ή την εκτέλεση της διαδικασίας.
Οι οργανισμοί συμμετέχουν επίσης στη χαρτογράφηση τους με ανάλυση επιχειρησιακών διεργασιών για να ενισχύσουν την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών τους λειτουργιών. Η ανάλυση και σχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχει μια οπτική αναπαράσταση του τρόπου λειτουργίας των διαφορετικών διαδικασιών και δίνει στους οργανισμούς καλύτερη ορατότητα για το πώς λειτουργεί η επιχείρησή τους.
Προγραμματίστε μια δωρεάν συμβουλευτική συνεδρία
Γιατί είναι η ανάλυση επιχειρησιακών διεργασιών απαραίτητη;
Οι καθορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες εντός του οργανισμού είναι κρίσιμες για την επιτυχία της επιχείρησης για τους ακόλουθους λόγους:
- Βοηθούν τους οργανισμούς να αναγνωρίσουν και να κατανοήσουν την πραγματική εργασία που απαιτείται για να κρατήσουν τα φώτα αναμμένα και να επιτύχουν τους στόχους του οργανισμού.
- Διαχωρίζουν αυτή την εργασία σε οργανωμένα, επαναλαμβανόμενα βήματα που μπορούν να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι για να επιτύχουν συνεπή αποτελέσματα.
- Η χρήση επαναλαμβανόμενων βημάτων για την παραγωγή συνεπών αποτελεσμάτων βοηθά τους οργανισμούς να προβλέψουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τους πόρους που χρειάζονται, μειώνοντας έτσι τον κίνδυνο υπερβολικής ή υποτιμημένης προμήθειας πολύτιμων πόρων.
- Η συνεπής, επαναλαμβανόμενη φύση των καθορισμένων επιχειρηματικών αποτελεσμάτων συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου εισαγωγής λύσεων ή εξατομικευμένων βημάτων από τους υπαλλήλους που μπορεί να προκαλέσουν διακοπές, αργή εργασία και αύξηση των ποσοστών σφαλμάτων.
- Η δυνατότητα καλύτερης μέτρησης της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας των επιμέρους βημάτων στη διαδικασία επιτρέπει στις ομάδες να εντοπίζουν και να μετριάζουν τις αναποτελεσματικότητα και τα σημεία συμφόρησης για τη βελτίωση της απόδοσης. αυτό είναι το θεμέλιο της συνεχούς βελτίωσης.
- Οι ομάδες είναι σε καλύτερη θέση να προσδιορίσουν πού μπορούν να χρησιμοποιηθούν τεχνολογίες — όπως η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) — για την περαιτέρω ενίσχυση της αποτελεσματικότητας ή της αποδοτικότητας.
Κατηγορίες και παραδείγματα επιχειρηματικών διαδικασιών.
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε διαφορετικούς κάδους, με τους πιο συνηθισμένους τρεις ως εξής:
Λειτουργικές διαδικασίες
- Οι διαδικασίες αυτές που ονομάζονται επίσης πρωτογενείς διαδικασίες, ασχολούνται με τον πυρήνα της επιχείρησης και την αλυσίδα αξίας και προσφέρουν αξία στον πελάτη βοηθώντας στην παραγωγή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Οι λειτουργικές διαδικασίες αντιπροσωπεύουν βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες που επιτυγχάνουν επιχειρηματικούς στόχους, όπως η δημιουργία εσόδων. Παραδείγματα αυτού περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Λήψη παραγγελιών πελατών
- Επεξεργασία πληρωμών προϊόντων
- Διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών
Διαδικασίες υποστήριξης
- Γνωστές και ως δευτερεύουσες διαδικασίες, αυτές περιλαμβάνουν διαδικασίες back-office εντός των επιχειρηματικών λειτουργιών που διατηρούν τον οργανισμό σε λειτουργία. Μια βασική διαφορά μεταξύ λειτουργικών και υποστηρικτικών διαδικασιών είναι ότι οι υποστηρικτικές διαδικασίες δεν παρέχουν άμεσα αξία στους πελάτες. Παραδείγματα υποστηρικτικών διαδικασιών περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Λογιστικά
- Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
- Ασφάλεια στο χώρο εργασίας
Διαχειριστικές διαδικασίες
- Αυτές οι διαδικασίες μετρούν, παρακολουθούν και ελέγχουν τις δραστηριότητες που σχετίζονται με επιχειρηματικές διαδικασίες και συστήματα. Όπως οι διαδικασίες υποστήριξης, οι διαδικασίες διαχείρισης δεν παρέχουν αξία απευθείας στους πελάτες. Μερικά παραδείγματα διαδικασιών διαχείρισης περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Εσωτερικές επικοινωνίες
- Διακυβέρνηση/Πολιτική εταιρείας
- Στρατηγικό σχεδιασμό
- Προϋπολογισμός
- Διαχείριση κτηρίου, χώρων εργασίας ή χωρητικότητας
Ορισμένες επιχειρήσεις και στελέχη προτιμούν να ταξινομούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες ανά επιχειρηματική λειτουργία και να τις ομαδοποιούν στους ακόλουθους τίτλους:
- Λογιστικές και χρηματοοικονομικές διαδικασίες
- Διαδικασίες επιχειρηματικής ανάπτυξης
- Διαδικασίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
- Διαδικασίες σήμανσης και πωλήσεων
- Διαδικασίες παράδοσης προϊόντων
Οι επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν λογισμικό ανάλυσης και παρακολούθησης για αυτήν τη δραστηριότητα για την παρακολούθηση του κόστους, των βασικών δεικτών απόδοσης και του χρόνου κύκλου διεργασιών, καθώς και για τον εντοπισμό σφαλμάτων και ζητημάτων συμμόρφωσης.
